Clienti che non pagano: contratti, acconti e solleciti per tutelarsi

Il freelance italiano perde più denaro per fatture non pagate che per tariffe basse. Non perché i clienti siano disonesti (la maggior parte dei ritardi è disorganizzazione), ma perché chi lavora da solo spesso inizia senza acconto, senza un accordo scritto e senza un metodo per farsi pagare, e quando il pagamento non arriva non sa cosa fare. La buona notizia è che la legge italiana tutela bene i crediti documentati, e che quasi tutti i mancati pagamenti si prevengono prima di iniziare il lavoro.

Questo articolo mette in ordine le tutele in tre tempi: prima del lavoro (le regole che evitano il problema), durante il ritardo (i solleciti e la messa in mora), e quando non basta (gli interessi, il decreto ingiuntivo, i costi e i tempi). Con una sezione su cosa fare con il lavoro consegnato e non pagato, e sulle situazioni in cui conviene lasciar perdere.

Prima del lavoro: la prevenzione

Il novanta per cento dei mancati pagamenti si evita con quattro regole applicate prima di iniziare.

Il preventivo accettato per iscritto. Un preventivo con le consegne, il prezzo e le condizioni, accettato con una risposta scritta (anche un'e-mail), è un contratto. Senza, in caso di lite, il freelance deve dimostrare cosa era stato concordato e a quale prezzo. Il lavoro non parte prima dell'accettazione scritta.

L'acconto. Dal 30% al 50% alla conferma, prima di iniziare. È la clausola più importante di tutte: il cliente che non versa l'acconto per un lavoro nuovo non verserà il saldo alla consegna, e il rifiuto dell'acconto è un'informazione da prendere sul serio. L'acconto trasforma il cliente da promessa a impegno e filtra chi non aveva intenzione di pagare.

Le tappe. Per i progetti che durano più di un mese, si consegna e si fattura a tappe legate alle fasi, e la fase successiva inizia dopo il pagamento della precedente. Il credito esposto non supera mai una fase di lavoro.

La consegna dopo il saldo. Il preventivo stabilisce che la proprietà dei materiali passa al cliente al pagamento del saldo. Nella pratica: si mostra il lavoro finito (un'anteprima, una versione con filigrana, il sito su un ambiente di prova) e si consegnano i file definitivi o si pubblica dopo il pagamento. È la leva più forte che il freelance ha, e la maggior parte non la usa.

A queste si aggiungono verifiche di buon senso sul cliente nuovo: la partita IVA nel registro delle imprese, la presenza online, le recensioni, le esperienze di colleghi. Un cliente che ha lasciato fatture non pagate ad altri freelance del settore lo ha spesso fatto sapere.

Le condizioni di pagamento nel preventivo

Le condizioni vanno scritte e sono poche: acconto alla conferma; saldo alla consegna o a tappe; termine di pagamento in giorni dalla data della fattura (trenta al massimo per i clienti nuovi, mai "a fine lavori" senza data né "a sessanta giorni fine mese" per i lavori piccoli); modalità di pagamento (bonifico su un conto indicato); la clausola che, in caso di ritardo, si applicano gli interessi di mora di legge e che la consegna dei materiali definitivi avviene al pagamento.

Per i clienti che sono imprese o professionisti, la legge italiana sui ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali stabilisce che, se non c'è un termine concordato, il pagamento è dovuto entro trenta giorni dalla fattura, e che dal giorno successivo decorrono automaticamente gli interessi di mora al tasso di riferimento della Banca centrale europea maggiorato di otto punti, senza bisogno di sollecito, più un importo forfettario di 40 euro per i costi di recupero. Scriverlo nel preventivo non è ostile: è informare il cliente di ciò che la legge prevede comunque.

Durante il ritardo: i solleciti

La fattura è scaduta e il pagamento non è arrivato. La sequenza che funziona ha tempi e toni progressivi, e parte dal presupposto che la maggior parte dei ritardi sia dimenticanza.

Il giorno dopo la scadenza: il promemoria cortese. Un'e-mail breve con la fattura allegata: "Ti segnalo che la fattura n. X scaduta il giorno Y non risulta ancora saldata; ti allego il documento, fammi sapere se c'è qualche problema." La maggioranza dei ritardi si chiude qui.

Dopo una settimana: il secondo sollecito. Più formale, con la richiesta di una data di pagamento precisa: "Ti chiedo di indicarmi entro quale data provvederai al pagamento." Chi risponde con una data va tenuto d'occhio a quella data; chi non risponde passa al passo successivo.

Dopo due settimane: la telefonata. Il telefono sblocca ciò che le e-mail non sbloccano: un problema di fatturazione, un responsabile assente, un disaccordo non detto sul lavoro. Si chiede cosa succede e si ottiene un impegno.

Dopo trenta giorni dalla scadenza: la messa in mora. Una lettera formale, inviata con raccomandata con ricevuta di ritorno o con posta elettronica certificata (la PEC ha lo stesso valore e costa meno), che intima il pagamento entro un termine breve (dieci-quindici giorni), indica l'importo, la fattura, gli interessi di mora maturati e l'importo forfettario per i costi di recupero, e avverte che in mancanza si procederà per il recupero giudiziale. La messa in mora ha effetti legali (interrompe la prescrizione, fa decorrere gli interessi dove non decorrono già) e un effetto pratico: la maggior parte dei clienti che ricevono una PEC di messa in mora pagano entro il termine.

Due regole di tono valgono per tutta la sequenza: si resta fermi e cortesi, senza minacce né sfoghi, perché ogni messaggio potrebbe finire davanti a un giudice; e si tiene traccia di tutto, con date e copie.

Quando non basta: il recupero giudiziale

Se la messa in mora non produce il pagamento, il freelance con un credito documentato ha una strada rapida ed economica.

Il decreto ingiuntivo. È un provvedimento del giudice che ordina al debitore di pagare entro quaranta giorni, emesso sulla base dei documenti del creditore senza un processo ordinario. Serve una prova scritta del credito: il preventivo accettato, la fattura, la prova della consegna del lavoro, la messa in mora. Per i professionisti con partita IVA la fattura accompagnata dall'estratto autentico delle scritture contabili è la prova tipica; per chi lavora con ritenuta d'acconto valgono il preventivo accettato e la ricevuta. Il debitore può opporsi entro il termine, aprendo un giudizio ordinario, ma nella pratica la maggior parte dei decreti su crediti documentati non viene opposta e diventa esecutiva: da quel momento si può procedere al pignoramento del conto o di altri beni.

Il giudice competente e i costi. Per i crediti fino a 10.000 euro è competente il giudice di pace, con costi contenuti: il contributo unificato di poche decine di euro per gli importi più bassi, che cresce con il valore, più le spese di notifica. Fino a un importo limitato (1.100 euro) il creditore può stare in giudizio da solo davanti al giudice di pace; sopra serve un avvocato, il cui costo per un decreto ingiuntivo non opposto è di norma di alcune centinaia di euro, in gran parte recuperabili dal debitore con la condanna alle spese. Sopra i 10.000 euro è competente il tribunale.

I tempi. Da poche settimane a qualche mese per l'emissione, secondo il tribunale; quaranta giorni per l'opposizione; poi l'esecuzione, che dipende dalla presenza di beni pignorabili. Un cliente con un conto attivo paga di norma prima del pignoramento.

La negoziazione assistita e la mediazione. Per alcune controversie la legge prevede tentativi di conciliazione obbligatori prima del giudizio ordinario; il decreto ingiuntivo ne è escluso nella fase iniziale, e un avvocato indica il percorso corretto.

Le agenzie di recupero crediti. Trattengono una percentuale del recuperato e hanno senso per crediti piccoli e numerosi; per il singolo credito documentato il decreto ingiuntivo costa meno e funziona meglio.

Il lavoro consegnato e non pagato

Se il lavoro è stato consegnato senza rispettare la regola della consegna dopo il saldo, restano alcune leve. La proprietà dei materiali, se il preventivo la lega al pagamento, non è passata: il cliente che usa il lavoro senza averlo pagato lo usa senza titolo, e la diffida a cessarne l'uso, insieme alla messa in mora, ha spesso effetto immediato su siti, testi e grafiche in uso. I file sorgente e gli accessi si consegnano solo al saldo. E la sospensione di ogni ulteriore attività per il cliente (manutenzione, modifiche, assistenza) fino al pagamento è legittima se comunicata.

Quello che non si fa: sabotare il lavoro consegnato, pubblicare il nome del cliente come cattivo pagatore, minacciare. Sono comportamenti che espongono il freelance a responsabilità e indeboliscono la sua posizione davanti al giudice.

Quando lasciar perdere

Il recupero ha un costo in tempo, denaro ed energia, e per alcuni crediti non conviene. Un credito di poche decine di euro, un cliente insolvente senza beni, un lavoro senza alcuna prova scritta dell'accordo: in questi casi il costo del recupero supera il credito, e la decisione razionale è chiudere, imparare e applicare da subito le quattro regole della prevenzione. Il freelance in regime forfettario non può dedurre la perdita, e nessuna procedura restituisce il tempo speso. La lezione di un credito perso vale, se serve a non perderne un secondo.

Il fisco delle fatture non pagate

Il freelance in regime forfettario dichiara i compensi incassati (criterio di cassa): una fattura emessa e non pagata non produce reddito imponibile, e non ci sono imposte da versare su un compenso mai ricevuto. Nel regime ordinario con IVA la fattura emessa genera un debito IVA anche se non pagata, recuperabile con una nota di variazione solo dopo procedure specifiche: il commercialista indica come e quando. Chi lavora con ritenuta d'acconto dichiara solo i compensi incassati.

In sintesi

I clienti che non pagano si evitano prima del lavoro con quattro regole: preventivo accettato per iscritto, acconto del 30–50% alla conferma, tappe per i progetti lunghi, consegna dei materiali definitivi dopo il saldo. Le condizioni di pagamento scritte, con il termine in giorni dalla fattura e il richiamo agli interessi di mora di legge (tasso BCE più otto punti e 40 euro forfettari per le imprese), informano il cliente di ciò che la legge prevede comunque.

Quando il pagamento è in ritardo, la sequenza è promemoria cortese, secondo sollecito con data, telefonata, messa in mora via PEC entro trenta giorni dalla scadenza. Quando non basta, il decreto ingiuntivo su crediti documentati è rapido ed economico: giudice di pace fino a 10.000 euro, costi contenuti in gran parte recuperabili, quaranta giorni per l'opposizione e poi l'esecuzione. Il lavoro non pagato non appartiene al cliente se il preventivo lo dice; i crediti piccoli senza prove si lasciano andare con una lezione; e in forfettario il compenso mai incassato non è mai reddito.