Come scrivere un preventivo che viene accettato: struttura e modello
Il preventivo è il documento che decide se un lavoro si fa, a quale prezzo e con quali regole. La maggior parte dei freelance lo tratta come un prezzo con qualche riga intorno, e perde lavori che avrebbe potuto vincere o vince lavori che poi rimpiange. Un buon preventivo fa tre cose insieme: riduce l'incertezza del cliente, protegge chi lavora e chiude la vendita senza bisogno di trattativa.
Questo articolo spiega cosa deve contenere un preventivo, in quale ordine, con quali condizioni, quali errori lo fanno rifiutare o lo rendono pericoloso, come si presenta e cosa fare dopo averlo inviato. Alla fine un modello pronto da adattare.
Cosa compra il cliente quando legge un preventivo
Il cliente che riceve un preventivo ha una domanda sola in testa, e non è "quanto costa": è "questa persona ha capito cosa mi serve, e posso fidarmi che lo farà?". Il prezzo viene dopo, e viene valutato in rapporto alla risposta. Un preventivo che dimostra comprensione e metodo può costare il 30% in più di uno che elenca solo il prezzo, e vincere.
Da qui la regola di struttura: il prezzo non è la prima cosa che il cliente legge. È la quinta.
La struttura in sei parti
1. Il problema del cliente, con le sue parole
Due o tre righe che riformulano ciò che il cliente ha chiesto, con i dettagli emersi nella conversazione: cosa vuole ottenere, entro quando, per chi, con quali vincoli. "Ti serve un sito vetrina di cinque pagine per lo studio, con la possibilità di prenotare online, pronto entro fine ottobre per la stagione, gestibile da te per gli aggiornamenti dei testi." Il cliente che si legge descritto correttamente ha già deciso metà del sì.
2. La soluzione proposta, in fasi
Come si arriva al risultato: le fasi del lavoro, cosa succede in ciascuna, cosa il cliente riceve alla fine di ogni fase. Non i dettagli tecnici, ma il percorso. "Fase 1: struttura e testi (una settimana). Fase 2: grafica e sviluppo (due settimane). Fase 3: revisione, formazione all'uso, pubblicazione (una settimana)." Le fasi rendono il lavoro concreto e preparano le tappe di pagamento.
3. Le consegne: cosa è incluso
L'elenco preciso di ciò che il cliente riceve: numero di pagine, formati, revisioni incluse, materiali forniti, assistenza dopo la consegna. È la parte che evita il "pensavo fosse compreso" che rovina i progetti.
4. Le esclusioni: cosa non è incluso
Altrettanto precisa: ciò che il cliente potrebbe aspettarsi e non riceve, con il modo per aggiungerlo. "Non inclusi: le foto (fornite dal cliente o quotate a parte), i testi in altre lingue, la manutenzione dopo il primo mese (disponibile a canone)." Le esclusioni scritte sono la clausola che protegge di più.
5. Il prezzo, con le opzioni
Il prezzo come numero unico per l'opzione proposta, senza mostrare le ore, che invitano a trattare riga per riga. Dove ha senso, tre opzioni a prezzi crescenti (base, standard, completa), con quella centrale come proposta principale: la maggioranza sceglie quella, e la presenza di quella alta la rende ragionevole. Il prezzo si scrive con calma: niente "ma possiamo vedere", niente sconti preventivi. Se il freelance è in regime forfettario, la nota che il prezzo è senza IVA con la dicitura prevista; se in regime ordinario, IVA indicata a parte.
6. Le condizioni
Le regole che proteggono chi lavora e che il cliente accetta insieme al prezzo:
- Acconto del 30–50% alla conferma, che avvia il lavoro. Per progetti lunghi, pagamenti a tappe legati alle fasi.
- Saldo alla consegna, con pagamento a 30 giorni al massimo, mai "a fine lavori" senza data.
- Tempi calcolati dalla data di conferma e dalla ricezione dei materiali del cliente: se i materiali arrivano in ritardo, la consegna si sposta.
- Revisioni in numero definito; oltre, a preventivo separato.
- Proprietà del lavoro che passa al cliente al pagamento del saldo.
- Validità dell'offerta (quindici o trenta giorni) e modalità di accettazione (una risposta scritta o la firma).
- Riferimento alla professione non organizzata, dove richiesto dalla legge 4/2013.
Gli errori che fanno rifiutare, o rimpiangere
Il prezzo in prima riga. Il cliente lo confronta con il concorrente più economico prima di aver letto il valore.
Le ore in vista. "20 ore a 40 euro" invita a discutere le ore. Il prezzo è un numero.
Il preventivo generico. Quello che non riformula il problema del cliente sembra scritto per un altro, e lo è.
Le esclusioni assenti. Ogni cosa non esclusa per iscritto verrà considerata inclusa.
Nessun acconto. Il cliente che non paga il 30% alla conferma non pagherà il 100% alla consegna. Il rifiuto dell'acconto per un lavoro nuovo è un'informazione.
Le revisioni illimitate. Distruggono il margine e allungano i progetti all'infinito.
Il lavoro che inizia prima dell'accettazione scritta. Un preventivo accettato a voce non esiste.
La lunghezza. Tre pagine di premesse e curriculum. Un preventivo si legge in tre minuti: una pagina, due al massimo.
Lo sconto preventivo. "Il prezzo sarebbe X ma per te Y" insegna al cliente che X era gonfiato.
Come si presenta
Il canale conta quanto il contenuto. Per lavori piccoli basta un'e-mail strutturata nelle sei parti; per lavori importanti un documento in PDF con il proprio nome o logo, inviato con un'e-mail di due righe che riprende la conversazione e indica il passo successivo.
La presentazione a voce, quando possibile, cambia i tassi di accettazione: una chiamata di dieci minuti in cui si percorre il preventivo insieme, si rispondono le domande e si chiude con "procediamo?" converte molto più dell'invio e dell'attesa. Il preventivo inviato e mai discusso finisce spesso in una cartella.
Dopo l'invio
Il preventivo ha una data di validità, e il follow-up fa parte del processo. Se il cliente non risponde entro tre o quattro giorni, un messaggio breve che chiede se ci sono domande, senza insistere. Dopo una settimana, un secondo contatto con un elemento utile (un esempio, un chiarimento). Poi si lascia andare, con la porta aperta. Un cliente che dice "ci penso" ha un dubbio: chiederlo ("cosa vorresti valutare meglio?") lo fa spesso emergere e lo risolve.
Quando il cliente accetta, si conferma per iscritto, si emette la fattura dell'acconto e si parte solo dopo che l'acconto è arrivato. È l'unico momento in cui il freelance ha tutto il potere negoziale, e va usato per una cosa sola: farsi pagare l'inizio.
Il modello
Un preventivo essenziale, da adattare.
Preventivo n. [numero] del [data]
Per: [nome del cliente, azienda, indirizzo]
Da: [nome, indirizzo, partita IVA o codice fiscale, contatti]Cosa mi hai chiesto
[Due-tre righe con il problema e l'obiettivo del cliente, i vincoli di tempo e contesto.]Come lo realizzo
Fase 1: [descrizione, durata]. Fase 2: [descrizione, durata]. Fase 3: [descrizione, durata].Cosa è incluso
[Elenco puntuale delle consegne, formati, revisioni incluse, assistenza.]Cosa non è incluso
[Elenco delle esclusioni, con la nota "quotabile a parte" dove applicabile.]Investimento
Opzione base: [prezzo] — [cosa comprende]
Opzione consigliata: [prezzo] — [cosa comprende]
Opzione completa: [prezzo] — [cosa comprende]
Prezzi [senza IVA, regime forfettario / IVA esclusa].Condizioni
Acconto del [30–50]% alla conferma; saldo [alla consegna / a tappe] entro [30] giorni dalla fattura. Tempi calcolati dalla conferma e dalla ricezione dei materiali. [Numero] revisioni incluse; ulteriori revisioni a preventivo. La proprietà dei materiali prodotti passa al cliente al pagamento del saldo. Offerta valida fino al [data]. L'accettazione avviene con risposta scritta a questa proposta.
[Professionista di cui alla legge 4/2013, se applicabile.]Per procedere
Rispondi a questa e-mail con "accetto l'opzione [X]" e ti invio la fattura dell'acconto. Il lavoro parte alla ricezione del pagamento.
In sintesi
Un preventivo che viene accettato risponde alla domanda vera del cliente ("hai capito cosa mi serve?") prima di dire il prezzo, e lo fa in sei parti: il problema con le parole del cliente, la soluzione in fasi, le consegne incluse, le esclusioni, il prezzo come numero unico con opzioni, le condizioni che proteggono (acconto, saldo con data, tempi legati ai materiali, revisioni definite, proprietà al saldo, validità). Si presenta in una pagina, meglio se a voce, e si segue con due contatti senza insistere.
Gli errori che costano sono sempre gli stessi: il prezzo in prima riga, le ore in vista, le esclusioni assenti, nessun acconto, revisioni illimitate, il lavoro iniziato prima dell'accettazione scritta. Il preventivo è il contratto del freelance: chi lo scrive bene lavora con clienti che pagano, chi lo scrive male finanzia clienti che non lo fanno.