Quanto farsi pagare come freelance: calcolare tariffa oraria e a progetto (con foglio di calcolo)
La domanda "quanto mi faccio pagare?" è quella a cui i freelance rispondono peggio, e il motivo è che la affrontano dalla parte sbagliata: guardano cosa chiedono gli altri, tolgono qualcosa per essere competitivi, e dopo un anno scoprono di aver guadagnato meno di un part time. La tariffa si calcola dalla parte opposta, partendo dal reddito che serve e risalendo, con un foglio di calcolo che si costruisce in mezz'ora e si aggiorna una volta l'anno.
Questo articolo contiene il metodo, le voci del foglio con le formule, un esempio completo con i numeri del regime forfettario, il passaggio dalla tariffa oraria al prezzo a progetto, la logica dei pacchetti, le tariffe di mercato per le professioni più diffuse e gli errori che tengono i prezzi bassi.
Il principio: si parte dal netto
Un freelance non ha uno stipendio: ha un fatturato, da cui escono tasse, contributi, costi e il tempo non fatturabile. La tariffa giusta è quella che, dopo tutte queste uscite, lascia in tasca il reddito che serve. Il calcolo va fatto a ritroso, in cinque passi.
- Quanto voglio guadagnare netto in un anno.
- Quanto devo fatturare per averlo, dopo tasse e contributi.
- Quanto aggiungere per i costi dell'attività.
- Quante ore fatturabili ho davvero in un anno.
- Dividere: fatturato necessario diviso ore fatturabili.
Il foglio di calcolo
Il foglio ha dodici righe. Le formule sono descritte in parole, riproducibili in qualunque programma.
| Riga | Voce | Come si calcola |
|---|---|---|
| A | Reddito netto annuo desiderato | Netto mensile × 12 |
| B | Aliquota effettiva di tasse e contributi | Percentuale del fatturato, secondo il regime (vedi esempio) |
| C | Fatturato necessario per il reddito | A ÷ (1 − B) |
| D | Costi annui dell'attività | Somma di commercialista, software, attrezzatura, formazione, connessione, assicurazione, marketing |
| E | Fatturato totale necessario | C + D |
| F | Settimane lavorative | 52 − ferie − festività − malattia stimata (di norma 44–46) |
| G | Ore lavorate a settimana | Le ore reali di lavoro, non quelle teoriche |
| H | Quota di ore fatturabili | Percentuale delle ore che si vendono al cliente (di norma 55–65%) |
| I | Ore fatturabili annue | F × G × H |
| J | Tariffa oraria minima | E ÷ I |
| K | Margine di sicurezza | 10–20% per imprevisti, clienti che non pagano, periodi vuoti |
| L | Tariffa oraria da applicare | J × (1 + K) |
La riga H è quella che quasi tutti dimenticano. Delle ore che un freelance passa lavorando, una parte rilevante non si fattura: cercare clienti, scrivere preventivi, fare telefonate commerciali, amministrare, fatturare, studiare, sistemare il computer. Per la maggior parte dei freelance le ore fatturabili sono tra il 55% e il 65% del totale; chi calcola la tariffa su tutte le ore lavorate si sottovaluta di un terzo.
L'esempio completo
Un freelance dei servizi (scrittura, grafica, consulenza, sviluppo) in regime forfettario, nei primi cinque anni di attività.
Riga A. Vuole 1.800 euro netti al mese: 21.600 euro l'anno.
Riga B. Nel forfettario il reddito imponibile è il 78% del fatturato; su quello si pagano i contributi INPS alla gestione separata (circa il 26%) e, sul reddito al netto dei contributi, l'imposta sostitutiva del 5% nei primi cinque anni. Su 100 euro fatturati: imponibile 78, contributi circa 20, imposta circa 3. Tasse e contributi assorbono circa il 23% del fatturato nei primi anni (il 29% dal sesto anno, con l'imposta al 15%). Prudenza: si usa il 25%.
Riga C. 21.600 ÷ 0,75 = 28.800 euro.
Riga D. Commercialista 600, software e abbonamenti 500, attrezzatura ammortizzata 600, formazione 400, connessione e telefono 400, assicurazione professionale 300, marketing e sito 200: 3.000 euro.
Riga E. 28.800 + 3.000 = 31.800 euro.
Riga F. 52 settimane meno 4 di ferie, 2 di festività, 1 di malattia stimata: 45.
Riga G. 40 ore a settimana.
Riga H. 60% fatturabile.
Riga I. 45 × 40 × 0,60 = 1.080 ore fatturabili.
Riga J. 31.800 ÷ 1.080 = 29,40 euro l'ora.
Riga K. 15%.
Riga L. 29,40 × 1,15 = circa 34 euro l'ora.
Il risultato dice una cosa precisa: per portare a casa 1.800 euro netti al mese a tempo pieno, questo freelance deve fatturare 34 euro per ogni ora venduta al cliente. Chi pensa di "iniziare a 15 euro l'ora" sta pianificando, senza saperlo, un reddito netto di circa 800 euro al mese a tempo pieno.
Lo stesso foglio si adatta in due minuti: chi lavora part time riduce la riga G, chi ha costi diversi cambia la riga D, chi è in regime ordinario alza la riga B. E si rifà ogni anno, perché le tasse cambiano al sesto anno e i costi crescono.
Dall'ora al progetto
I clienti comprano risultati, non ore, e il prezzo a progetto conviene a entrambi: il cliente sa in anticipo quanto spende, il freelance guadagna di più se è efficiente. Il passaggio ha quattro passi.
Stimare le ore reali. Non quelle ideali: quelle che il lavoro richiederà davvero, comprese le revisioni, le riunioni, le attese dei materiali del cliente, l'amministrazione del progetto. Il modo più affidabile è tracciare le ore dei progetti passati e usarle come riferimento.
Aggiungere un margine per l'imprevisto. Il 20% è prudente per progetti noti, il 30% per progetti nuovi o clienti nuovi.
Moltiplicare per la tariffa oraria della riga L.
Arrotondare e presentare come prezzo unico, senza mostrare le ore. Mostrare le ore invita il cliente a discuterle una a una.
Un esempio: un sito vetrina che richiede 30 ore stimate, con il 20% di margine, a 34 euro l'ora: 30 × 1,2 × 34 = 1.224 euro, presentato come 1.250. Se il freelance lo consegna in 25 ore, ha guadagnato 50 euro l'ora; se ne servono 36, è ancora sopra la tariffa minima. Il prezzo a progetto premia l'esperienza, che è esattamente ciò che deve fare.
Due complementi al prezzo a progetto: un prezzo minimo sotto il quale non si accetta nessun lavoro, perché i lavori piccoli hanno gli stessi costi di gestione dei grandi (un minimo di 150–300 euro è comune nei servizi); e una tariffa giornaliera per i lavori a corpo (una giornata di formazione, di consulenza, di riprese), pari a sette-otto ore per la tariffa oraria.
I pacchetti
Per i servizi ricorrenti (gestione social, assistenza, contenuti mensili, manutenzione) il pacchetto mensile è la forma che stabilizza il reddito. Si costruisce dal foglio: le ore mensili incluse per la tariffa oraria, con uno sconto del 5–10% in cambio della continuità e del pagamento anticipato. Tre pacchetti a prezzi crescenti (base, standard, completo) orientano la scelta: la maggioranza dei clienti sceglie quello centrale, e la presenza di quello alto rende il centrale ragionevole.
Le regole dei pacchetti: le ore non usate non si accumulano oltre il mese, le ore in più si fatturano alla tariffa piena, le condizioni sono scritte, il pagamento è anticipato.
Le tariffe di mercato
Il foglio dice il minimo sotto cui non scendere; il mercato dice dove si colloca il massimo praticabile. Gli ordini di grandezza in Italia per chi ha una prima esperienza, con i principianti sotto e gli specialisti sopra.
| Professione | Tariffa oraria tipica | Unità alternativa |
|---|---|---|
| Copywriter e redattore | 20–50 € | 0,03–0,10 €/parola |
| Traduttore | 20–40 € | 0,05–0,12 €/parola |
| Grafico | 20–40 € | A progetto |
| Social media manager | 20–35 € | 300–1.000 €/mese per cliente |
| Web designer | 25–50 € | 800–3.000 € per sito vetrina |
| Sviluppatore | 30–70 € | A progetto o giornata |
| Assistente virtuale | 12–25 € | Pacchetti mensili |
| Montatore video | 20–50 € | A progetto |
| Consulente specialistico | 40–150 € | Pacchetti, giornata |
| Formatore | 40–100 € | 300–2.000 € a giornata |
Se il foglio dice 34 euro e il mercato per la tua professione sta tra 20 e 50, sei nella fascia: si parte vicino al minimo del foglio e si sale con le prove. Se il foglio dice 34 e il mercato sta tra 12 e 25, il problema non è la tariffa: è il tipo di lavoro, che non regge il reddito desiderato a tempo pieno, e va specializzato, impacchettato o affiancato ad altro.
Come alzare la tariffa
La tariffa del primo anno non è quella del terzo. Le regole per farla salire senza perdere clienti.
Ogni sei mesi, o ogni cinque clienti soddisfatti, si rivede. I clienti nuovi pagano la tariffa nuova da subito; quelli storici la raggiungono con un preavviso di uno o due mesi e una spiegazione breve.
Quando si rifiutano lavori per mancanza di tempo, la tariffa è troppo bassa: la domanda supera l'offerta.
Con la specializzazione. Il freelance che fa una cosa per un settore preciso viene cercato, e chi viene cercato non compete sul prezzo.
Con le prove. Casi studio, testimonianze, risultati misurabili: ogni prova in più sposta la tariffa verso l'alto della fascia di mercato.
Rispondere a "quanto costa?"
La domanda arriva sempre prima che il freelance abbia capito il lavoro, e la risposta sbagliata è un numero. La risposta giusta è una domanda: "Dipende da cosa serve: posso farti tre domande e poi ti mando un preventivo preciso entro domani?". Poi la scoperta (cosa, per chi, entro quando, con quali materiali), il preventivo scritto con due o tre opzioni, e il prezzo detto con calma, senza scuse né sconti preventivi. Chi si scusa per il prezzo comunica che è troppo alto. Chi lo giustifica con il valore per il cliente, e tace, lo vede accettare più spesso di quanto immagini.
Gli errori che tengono i prezzi bassi
- Calcolare la tariffa sulle ore lavorate invece che su quelle fatturabili, e sottovalutarsi di un terzo.
- Dimenticare tasse e contributi, o stimarli a occhio.
- Partire dal prezzo del concorrente più economico, che spesso sta perdendo soldi senza saperlo.
- Mostrare le ore nel preventivo, invitando alla trattativa riga per riga.
- Scontare al primo cenno, insegnando al cliente che il prezzo era gonfiato.
- Restare alla tariffa di partenza per anni, con clienti che non hanno mai avuto un motivo per pagare di più.
- Accettare lavori sotto il prezzo minimo, che costano più di quanto rendono.
- Non tracciare le ore reali dei progetti, e sbagliare le stime successive nello stesso modo.
In sintesi
La tariffa freelance si calcola a ritroso, dal reddito netto che serve: si aggiungono tasse e contributi (circa il 25% del fatturato nel forfettario dei primi anni, il 30% dopo), i costi dell'attività, e si divide per le ore fatturabili, che sono il 55–65% di quelle lavorate. Per 1.800 euro netti al mese a tempo pieno servono circa 34 euro per ora venduta; chi parte da 15 sta pianificando 800 euro. Il prezzo a progetto si costruisce dalle ore stimate con un margine del 20–30% e si presenta come numero unico; i pacchetti mensili stabilizzano i servizi ricorrenti; il mercato dice dove si può arrivare, il foglio dice sotto cosa non si scende.
La tariffa sale ogni sei mesi, con la specializzazione e con le prove, e si comunica con calma. Il foglio si costruisce in mezz'ora, si aggiorna ogni anno, e vale più di qualunque consiglio sui prezzi: perché è fatto con i tuoi numeri.