Fatturazione elettronica per forfettari: come funziona e cosa serve

Dal 1° gennaio 2024 tutti i titolari di partita IVA in regime forfettario, senza più soglie di ricavi, devono emettere le fatture in formato elettronico attraverso il Sistema di interscambio dell'Agenzia delle Entrate. Per chi apre la partita IVA oggi è l'unico modo che esiste di fatturare, e il momento della prima fattura è quello in cui si scopre che una fattura elettronica ha regole formali che una fattura di carta non aveva: il formato, le diciture, il codice del destinatario, il bollo assolto in modo virtuale, i tempi di emissione, la conservazione. Nessuna è difficile; tutte vanno conosciute prima di emettere la prima.

Questo articolo spiega cosa è la fattura elettronica e come passa dal Sistema di interscambio, gli strumenti per emetterla (quello gratuito dell'Agenzia e i software a pagamento), gli elementi obbligatori e le diciture specifiche del forfettario, il bollo da 2 euro e come si paga, come si fattura ai privati, alle aziende, alle pubbliche amministrazioni e ai clienti esteri, i tempi di emissione e le sanzioni per i ritardi, le fatture che si ricevono e le autofatture per gli acquisti dall'estero, la conservazione, e gli errori più frequenti.

Cosa è, e come passa dal Sistema di interscambio

La fattura elettronica è un file in formato XML, strutturato secondo le specifiche dell'Agenzia delle Entrate, che il fornitore trasmette al Sistema di interscambio (SdI), il quale la controlla (formato, partita IVA, coerenza), la recapita al destinatario attraverso il codice o l'indirizzo che il destinatario ha indicato, e ne conserva la traccia per il fisco. La fattura esiste dal momento in cui il Sistema la accetta: il PDF inviato per e-mail non è una fattura, e la fattura scartata dal Sistema non è stata emessa (va corretta e reinviata entro cinque giorni).

Il Sistema restituisce al fornitore le ricevute: di consegna (la fattura è arrivata al destinatario), di mancata consegna (il destinatario non ha un canale attivo: la fattura è comunque emessa e resta disponibile nell'area riservata del cliente, che va avvisato), di scarto (la fattura contiene errori e non è stata emessa).

Gli strumenti per emetterla

Il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate. Nell'area riservata del portale "Fatture e corrispettivi" (con l'identità digitale) c'è la procedura web per compilare, controllare, firmare, inviare e conservare le fatture, più l'app per il telefono. Gratuita, completa, senza automatismi: adatta a chi emette poche fatture al mese.

I software di fatturazione (in abbonamento, da poche decine a un centinaio di euro l'anno, molti con piani gratuiti per pochi documenti): anagrafiche dei clienti, modelli, numerazione automatica, bollo calcolato, scadenze degli incassi, invio e ricezione, conservazione, a volte l'integrazione con il commercialista e con i conti. Convengono a chi fattura con regolarità.

Il gestionale del commercialista, quando lo studio fornisce l'accesso e fattura per conto del cliente o gli fa compilare le fatture nel proprio sistema.

Qualunque sia lo strumento, la fattura arriva al Sistema di interscambio nello stesso formato.

Gli elementi obbligatori

Come ogni fattura: la data e il numero progressivo (unico per anno, senza salti né duplicati), i dati del fornitore (denominazione, indirizzo, partita IVA, codice fiscale), i dati del cliente (denominazione o nome, indirizzo, partita IVA o codice fiscale), la descrizione della prestazione o del bene con quantità e prezzo, l'imponibile, e, per il forfettario, l'indicazione della natura dell'operazione al posto dell'IVA. Il tipo di documento è la fattura ordinaria (TD01); per le note di credito il tipo dedicato (TD04).

Le diciture specifiche del forfettario, che vanno inserite in ogni fattura:

• "Operazione senza applicazione dell'IVA ai sensi dell'articolo 1, commi da 54 a 89, della legge n. 190/2014", con il codice natura N2.2 (operazioni non soggette, altri casi) nel campo previsto al posto dell'aliquota;
• "Compenso non soggetto a ritenuta d'acconto ai sensi dell'articolo 1, comma 67, della legge n. 190/2014", per i clienti sostituti d'imposta, che così sanno di non dover trattenere il 20%;
• l'indicazione dell'imposta di bollo assolta in modo virtuale, quando dovuta (vedi sotto), con il flag del bollo e l'importo di 2 euro nel campo dedicato.

Il forfettario non indica l'IVA (né in aliquota né in importo), non applica la rivalsa dei contributi previdenziali della gestione separata (non essendo prevista per quella gestione; le casse di categoria hanno regole proprie), e non deve indicare la ritenuta.

Il bollo da 2 euro

Le fatture del forfettario che non hanno IVA sono soggette all'imposta di bollo di 2 euro quando l'importo supera 77,47 euro. Nella fattura elettronica il bollo si indica con l'apposito campo (l'imposta è "assolta in modo virtuale"), e si paga trimestralmente: l'Agenzia mette a disposizione nell'area riservata, entro il quindicesimo giorno del secondo mese successivo a ogni trimestre, l'elenco delle fatture con il bollo e l'importo dovuto, che si versa con l'addebito diretto dal portale o con il modello F24 entro la fine del secondo mese successivo al trimestre (con la possibilità, quando l'importo dovuto nei primi trimestri è sotto una soglia, di rinviare il versamento ai trimestri successivi). Il bollo è a carico del fornitore per legge; si può addebitare al cliente in fattura come voce a parte (e in quel caso concorre ai ricavi).

Chi dimentica di indicare il bollo lo trova comunque nell'elenco dell'Agenzia (che lo calcola sulle fatture senza IVA sopra la soglia) e lo paga con la sanzione ridotta se non lo aveva versato.

A chi si fattura, e come

Ai clienti con partita IVA italiani (aziende e professionisti): con il loro codice destinatario a sette caratteri o con l'indirizzo PEC che hanno registrato; il Sistema la recapita nel loro canale.

Ai privati (consumatori senza partita IVA): con il codice fiscale del cliente, il codice destinatario convenzionale "0000000" (sette zeri), e la consegna al cliente di una copia della fattura (il PDF, la stampa) con l'avviso che l'originale è disponibile nella sua area riservata dell'Agenzia. È la modalità per le ripetizioni, le consulenze ai privati, le vendite a consumatori con fattura.

Alle pubbliche amministrazioni: con il codice univoco ufficio dell'ente (dall'indice delle pubbliche amministrazioni), la fattura in formato PA con la firma digitale e i riferimenti che l'ente richiede (il codice identificativo di gara, l'impegno di spesa); l'ente può accettarla o rifiutarla nei quindici giorni.

Ai clienti esteri (le piattaforme, le aziende europee ed extra-europee): la fattura elettronica si emette comunque attraverso il Sistema, con il codice destinatario convenzionale "XXXXXXX" (sette X), il paese del cliente nell'anagrafica, il suo identificativo fiscale (la partita IVA europea per i soggetti passivi europei, verificata sul sistema comunitario, o un identificativo convenzionale per gli extra-europei), e la natura dell'operazione: per i servizi resi a soggetti passivi di altri paesi europei l'operazione non è soggetta in Italia per territorialità, con la dicitura e il codice natura corrispondenti (N2.1 per le operazioni non soggette per territorialità), e con l'iscrizione al VIES del fornitore; per i clienti extra-europei l'operazione è fuori campo con la dicitura corrispondente. La fattura al cliente estero si può inviare anche in PDF per la sua contabilità, ma quella che vale per il fisco italiano è quella passata dal Sistema.

I tempi di emissione

La fattura si emette entro dodici giorni dal momento in cui l'operazione si considera effettuata: per le prestazioni di servizi il pagamento (la fattura immediata si emette entro dodici giorni dall'incasso), per le cessioni di beni la consegna; oppure, con la fattura differita, entro il quindicesimo giorno del mese successivo per le operazioni del mese documentate da documenti di trasporto o equivalenti. Per il forfettario dei servizi la regola pratica: si fattura all'incasso, entro dodici giorni, con la data della fattura che è quella di emissione e il riferimento all'operazione. La fattura anticipata (emessa prima del pagamento, come richiesta di pagamento) è possibile e comune: si emette e il cliente paga; se non paga, si emette la nota di credito.

Le sanzioni per la fattura emessa in ritardo o omessa sono proporzionate all'imposta per chi la applica; per il forfettario, che non ha IVA, si applica una sanzione in misura fissa per violazione, riducibile con il ravvedimento. La numerazione progressiva senza salti è ciò che rende evidenti le omissioni.

Le fatture che si ricevono e le autofatture

Il forfettario riceve le fatture dei propri fornitori italiani nella propria area riservata dell'Agenzia (o nel software, o via PEC se ha registrato l'indirizzo), e le conserva: non detrae l'IVA né deduce i costi, ma le fatture servono per la documentazione. Per gli acquisti di servizi da fornitori esteri (i software in abbonamento, la pubblicità sulle piattaforme, gli strumenti online forniti da società europee o americane) il forfettario ha un obbligo che molti ignorano: deve integrare la fattura del fornitore europeo o emettere l'autofattura per il fornitore extra-europeo, trasmettendola al Sistema con i tipi di documento dedicati (TD17 per i servizi dall'estero, TD18 e TD19 per i beni), e versare l'IVA su quegli acquisti entro il giorno 16 del mese successivo, perché non la detrae. Un abbonamento software americano da 100 euro al mese genera per il forfettario un'autofattura mensile e 22 euro di IVA da versare: è il costo nascosto degli strumenti esteri, e il commercialista lo gestisce; chi non lo sa accumula omissioni.

La conservazione

Le fatture elettroniche emesse e ricevute vanno conservate in modalità digitale a norma per dieci anni: il servizio di conservazione gratuito dell'Agenzia (con l'adesione nell'area riservata, che copre le fatture passate dal Sistema dal momento dell'adesione) o il servizio del software. Il PDF salvato sul computer non è conservazione a norma.

Gli errori più frequenti

Emettere la fattura in PDF per e-mail credendo che valga. Dimenticare le diciture del forfettario e il codice natura, o indicare un'aliquota IVA. Omettere il bollo sopra i 77,47 euro. Usare il codice destinatario sbagliato per i privati (che è di sette zeri) o per gli esteri (sette X). Fatturare a clienti europei senza il VIES. Saltare numeri o duplicarli nella progressione. Emettere oltre i dodici giorni dall'incasso. Non conservare a norma. Ignorare le autofatture e l'IVA sugli acquisti di servizi esteri. Non controllare le ricevute del Sistema, e scoprire dopo mesi una fattura scartata mai reinviata. Nessuno di questi errori è grave preso da solo, e tutti si correggono; accumulati per anni, sono ciò che un controllo trova.

In sintesi

Dal 2024 i forfettari emettono tutte le fatture in formato elettronico attraverso il Sistema di interscambio, che le controlla, le recapita e le traccia (il PDF via e-mail non è una fattura), con il servizio gratuito dell'Agenzia o con un software; ogni fattura ha numero progressivo, dati delle parti, descrizione e imponibile, la dicitura dell'operazione senza IVA ai sensi della legge 190/2014 con il codice natura N2.2, la dicitura del compenso non soggetto a ritenuta, e il bollo da 2 euro sopra i 77,47 euro indicato come assolto in modo virtuale e versato ogni trimestre dall'elenco dell'Agenzia. Ai clienti con partita IVA si fattura con il loro codice destinatario o PEC, ai privati con il codice fiscale e sette zeri consegnando una copia, alle pubbliche amministrazioni con il codice ufficio, ai clienti esteri con sette X, l'identificativo estero, la natura per territorialità (N2.1) e il VIES per gli europei.

Si emette entro dodici giorni dall'incasso (o differita entro il 15 del mese dopo), si conserva a norma per dieci anni con il servizio dell'Agenzia, e per gli acquisti di servizi dall'estero il forfettario integra o autofattura con i tipi dedicati e versa l'IVA che non detrae. Gli errori tipici (PDF, diciture, bollo, codici destinatario, VIES, numerazione, tempi, conservazione, autofatture) si correggono uno per uno; accumulati sono ciò che un controllo trova.